טיפ טכני: סגנונות בוורד | Technical Tip: Using MS Word styles

מעבד התמלילים הוא אולי אחד הכלים השימושיים ביותר עבור אנשים אקדמיה. אנחנו משתמשים בתוכנות הללו כמעט כל הזמן, בכתיבת מאמרים, בהכנת מערכי שיעור, ביצירת הנחיות לבחינות ולעבודות ועוד. למטרה זו, רובנו עושים שימוש בתוכנה הנפוצה MS Word. אבל מעטים באמת מכירים את האפשרויות הרבות של התוכנה לשיפור זרימת העבודה וקלות התפעול.

למשל, השימוש בסגנונות. מרבית המשתמשים בוורד, כותבים את כל המסמכים שלהם בסגנון אחד (רגיל), ועליו מוסיפים הדגשות, משנים גודל, או מוסיפים צבע. הדרך הנכונה והיעילה יותר היא להקצות סגנונות שונים לטקסטים שונים - רגיל יהיה סגנון הטקסט העיקרי, כותרות יהיו בסגנונות הכותרות, סגנון יכול להיות לביבליוגרפיה או לכותרת תרשים או לכל דבר אחר.

היתרון המשמעותי של עבודה נכונה עם סגנונות, היא היכולת לשנות את כל המרכיבים באותו הסגנון בשינוי הגדרה אחת. אם החלטנו, למשל, לשנות את גודל הכותרת הראשונה, נכנס להגדות הסגנון ונשנה אותה עבור כל הטקסטים שמוגדרים בסגנון זה. אם החלטנו לשנות את הרווח בין השורות של הטקסט, ניכנס להגדרות סגנון "רגיל", ונשנה את הרווח. אין צורך לבחור את כל הטקסט ואז לשנות אותו.

בהגדרות של הסגנונות (תחת "שינוי" של כל סגנון), נמצא יתרונות נוספים של עבודה נכונה עם סגנונות. למשל, אם נכנס להגדרות של סגנון מסוים, נראה שהוא יכול להיות מבוסס על סגנון אחר, כלומר ששינוי סגנון הגופן, למשל של הסגנון האחד, ישנה גם את כל הגופנים של הסגנונות המתבססים עליו (שימושי בעבודה עם כותרות וכותרות משנה). בנוסף, ניתן להגדיר, עבור כל סגנון, איזה סגנון מגיע אחריו. כך למשל, אם אחרי כותרת ראשית, תמיד תבוא כותרת משנה, ניתן להכניס את המשנית באופן אוטומטי לפסקה הבאה, או אם אחרי הכותרת צריך לבוא טקסט, נכניס את הסגנון "רגיל" מיד אחרי.

לבסוף, ניתן לשמור את המסמך עם ההגדרות שלו לעבודות חוזרות. למשל, אם יש דרישות עיצוביות שונות של כתבי עת (גודל גופן, אופן היישור, ריווח או סגנון אות) ניתן לשמור תבנית ריקה עם ההגדרות התואמות וכך לפתוח אותה כמסמך חדש ריק, בכל פעם שעובדים על טקסט עבור אותו יעד. באופן דומה, ניתן לשמור את ההגדרות העדיפות עליכם במקום קובץ ברירת המחדל של וורד. פשוט חפשו את המיקום של הקובץ normal.dot או normal.dotm כאשר אתם שומרים במצב "שמור כתבנית", והחליפו אותו. כך למשל, תוכלו לפתוח, כברירת מחדל, קובץ עם גופן דויד, בגודל 12 וברווח כפול, ללא צורך לשנות בכל פעם את הגדרות העיצוב.

The word processor is perhaps one of the most useful tools for academics. We use this software almost all the time, writing articles, preparing lesson plans, creating guidelines for exams and assignments and more. For this purpose, most of us use the common MS Word software. But few really know the many possibilities of software for improving workflow and ease of operation.

For example, the use of styles. Most MS Word users write all their documents in one (normal) style, adding highlights, resizing, or adding color. The correct and more effective way is to assign different styles to different texts - normal will be the main text style, headings should be set in headings styles, bibliography with another, and so on.

The significant advantage of working correctly with styles, is the ability to change all the elements of the same style in a single setting change. If we decided, for example, to resize the first heading, we would go into the style's settings, change the size, and all the headings of the same style would change at once. If we decide to change the space between the lines of the text general, we would go into "normal" style settings, and change the space. No need to select all the text and then change it.

In the settings of the styles (under "Change" for each style), there are additional benefits of working correctly with styles. For example, if one goes into the definitions of a particular style, it seems that it can be based on another style, meaning that changing the typeface of one style, for example, will also change the typefaces of all the styles based on it (useful in working with headings and subheadings). In addition, you can define, for each style, which style comes after it. For example, if after a main heading, there will always be a subheading, you can enter the subheading style automatically for the next paragraph, or if after the heading there should be text, we will insert the "normal" style immediately after.

Finally, you can save the document with its settings for repeat jobs. For example, if there are different design requirements for journal publication (typeface size, alignment, spacing or typeface style) you can keep a blank template with the corresponding settings and thus open it as a new blank document, whenever working on text for the same destination. Similarly, you can save your preferred settings instead of the default MS Word file. Just look for the location of the normal.dot or normal.dotm file when you save in "save as template" mode, and replace it. For example, you can open, by default, a file with Times New Roman, size 12 and double space, without having to change the design settings each time.